Le robot comptable est un programme informatique qui applique des règles pour passer des écritures dans un format interne. Le système de règles et les paramétrages de ces règles sont en constante évolution pour améliorer l’ efficacité du traitement.

Non, seules les pièces susceptibles de produire au moins une écriture sont soumises au robot. Cependant toutes les pièces numérisées font partie du dossier ComptScan et restent consultables.

Le robot comptable produit directement les écritures pour lesquelles les informations nécessaires sont disponibles (sur la pièce elle-même, dans le plan comptable ou dans les règles particulières). Lorsque les informations sont insuffisantes les écritures ne sont pas passées.

Une pièce traitée a la couleur verte, une pièce en attente d’information a la couleur orange et une pièce que le robot ne sait pas traiter (en général une pièce non comptable) a la couleur rouge.

Selon le contrat signé entre vous et ComptaScan, le traitement automatique d’un lot de pièces peut s’arrêter à la production des écritures produites par ce lot à la première exécution, ou bien, nous vous soumettons, par échange électronique les demandes de compléments d’information destinées à faire passer les pièces de orange à vert. Le nombre d’interactions par dépôt de pièces est limité à deux.

Les écritures comptables passées par le robot ComptaScan vous sont restituées sous forme de fichier d’importation destiné à votre logiciel métier. Vous pouvez aussi récupérer vos écritures sous la forme d’une valise Coala.

Les pièces indexées sont accessibles et interrogeables sur notre serveur via Internet. De plus, les images des pièces et les index vous sont restitués sur des supports non réinscriptibles (CD ou DVD).

Oui, vous pouvez facilement, après avoir installé notre visualiseur (un petit programme) afficher l’image de la pièce comptable qui correspond à la ligne que vous pointez sur un compte dans votre logiciel métier.