|
Pour ComptaScan, en quoi le contexte d'un dossier consiste t'il ?
Le contexte d’un dossier est une pièce contractuelle et un guide pour
adapter les opérations ComptaScan aux particularités du dossier. Il y a autant
de contexte que de dossier, plusieurs dossiers homogènes peuvent partager des
éléments de contexte. Le contexte décrit le dossier : volumes des dépôts,
date(s) de dépôt des pièces, plan comptable, et dispositions
particulières.
Les pièces sont elles typées (classées par genre) par ComptaScan ?
Oui. C’est l’étape indispensable avant la saisie
proprement dites. Les pièces d’un dossier comptable sont pleines d’informations.
Seules quelques unes de ces informations intéressent le comptable pour sa
mission. Encore faut-il capter ces informations, uniquement les informations
comptables mais toutes les informations comptables qui concourent à la tenue.
Avant de relever l’information sur une pièce il faut savoir de quel type de
pièce il s’agit. Le processus ComptaScan détermine systématiquement la nature et
la sous nature de chaque pièce de manière à lui appliquer le processus
d’extraction de données qui lui convient.
En quoi consiste l'indexation ? Quelles sont les données indexées ?
La première phase de l’indexation consiste à
reconnaître la nature et la sous nature de chaque pièce. Cette opération est
réalisée par un opérateur formé à la comptabilité ; les pièces défilent sur
son écran et, pour chacune d’elle, il attribue une nature et éventuellement une
sous nature.
Un autre opérateur reçoit alors une par une les pièces
classées par nature. En fonction de la nature et du contexte du dossier, un
écran s’affiche contenant les champs à saisir. Un programme informatique
contrôle, valide et assiste la saisie en utilisant le contexte du dossier. Les
données saisies sont, celles qui sont nécessaires au traitement comptable de
chaque nature de pièce.
Les données saisies alimentent la base de données et
peuvent être utilisées comme valeur dans des critères de recherche ; d’où
le nom « index ».
Ces données sont, bien entendu, et c’est l’objectif,
utilisées par le robot pour passer les écritures.
Les dossiers sont-ils tous indexés de la même manière ?
Les dossiers relevant d’un même plan comptable sont, sans directives
particulières, tous indexés de la même manière. Cependant, sur votre demande,
les masques et programmes de saisies peuvent être aménagés pour, par exemple,
saisir des données destinées à l’analytique.
Puis-je ajouter des champs d'indexation ?
cf. question précédente
L'indexation est-elle sous traitée par ComptaScan ?
Cf Sous Traitance.
Quels sont les procédés d'indexation automatiques ?
Pour des volumes importants (quelques centaines) de
pièces au même format normalisées et en bon état ComptaScan utilise des outils
de lecture optique de caractère (OCR). Dans les autres cas le taux d’échec de
ces outils est si important que la saisie manuelle organisée avec nos outils et
nos méthodes est plus efficace.
|
