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Dois-je faire un tri des documents avant le passage au scanner ? Non, cela est inutile, avant d’être indexées les natures et sous
natures de chaque document doivent être reconnues. Ils sont alors identifiés par
leurs contenus et donc triés. Les pièces documentaires sont numérisées avec le
dossier et les images correspondantes font partie du dossier
numérisé.
Quelle est la durée d'immobilisation par ComptaScan des documents originaux pendant la phase de numérisation ? Quelques jours, en respectant un calendrier
contractuel.
Ou ComptaScan peut-t-il prendre en charge la numérisation ? ComptaScan dispose de ses propres moyens en hommes et en
matériel pour les opérations de numérisation et utilise également des ateliers
partenaires répartis sur tout le territoire métropolitain.
Puis-je exécuter les opérations de numérisation au cabinet ? Oui il vous suffit de disposer d’un scanner de bonne qualité, agréé par ComptaScan et piloté par un serveur contrôlant le scanner et exécutant automatiquement la compression des images. Les processus de scan et de compression sont exécutés par les logiciels que nous installons sur votre configuration et qui sont indispensables pour profiter du reste de la chaîne ComptaScan. Les images sont récupérées automatiquement sur votre serveur ; il doit donc être connecté à une ligne haut débit disponible pour les procédures ComptaScan. L’opérateur du scanner n’a besoin d’aucune compétence particulière. Il lui suffit d’être précis et rigoureux. Nous le formons en une demi-journée.
Puis-je numériser mes documents sur n'importe quel scanner ? Non, la qualité de la prestation ComptaScan repose sur une fabrication et une gestion des images numériques très précises et rigoureuses qui imposent l’utilisation d’outils informatiques qualifiés dans le but, notamment, de respecter la norme AFNOR Z42-013 qui confère aux images numériques la valeur probante, mais surtout, d’assurer tout au long du processus un enchaînement sans faille des apports techniques et humains sur des images de qualité.
Dois-je dédier un serveur (un PC) au scanner ? Oui. Quand le scanner travaille, le serveur doit être disponible pour supporter son débit et exécuter les programmes ComptaScan de pilotage, contrôle et classement. ComptaScan impose la haute définition ; ainsi, les images produites par le scanner, sont très volumineuses et difficilement transportables sur les réseaux. Pour cette raison, après la cession de scan, un processus compresse les images dans un format beaucoup plus compact sans en altérer la qualité. La taille de l’image passe de 7 ou 10 Mo à 30 ou 80 Ko. De plus ComptaScan peut se connecter à tout instant sur votre serveur pour des opérations de contrôle, de maintenance et surtout de transfert de données.
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